Principais Equipes: Núcleo, Intercessão, Arrecadação de Verbas, Divulgação, Venda de Ingressos antecipados, tesouraria, Decoração do local, Assistentes de palco e camarim, Cozinha, Limpeza / ordem, Venda de produtos, Segurança, Logística, Responsáveis pelo objetos litúrgico (em caso de missas), Organizadores de caravanas, Assistentes gerais, Equipe de Apoio e demais equipes necessárias.

O núcleo deverá determinar o coordenador de cada equipe e suas respectivas atividades. Nas reuniões gerais, serão os coordenadores das equipes que deverão prestar conta do desenvolvimento das atividades.

4ª Etapa – Planejamento: Com objetivo definido vamos traçar um plano de ação bem como avaliar as alternativas para realizá-lo. Verifique que cada peça deve estar milimetricamente planejada para que o objetivo seja atingido. Tudo se torna possível com trabalho e com a intervenção de Deus.

ESTRUTURA INDISPENSÁVEL PARA SHOWS E RETIROS: Banheiros, Cozinha, Equipamento de som e iluminação adequados para o local, Palco, Camarim, Cadeiras. Além destes podem ser necessários TV ou multimídia, barracas para venda de produtos, fotógrafo e filmador, etc. Tome cuidado para que tudo seja proporcional a estrutura do local. Previna-se com relação a chuvas, acidentes e demais acontecimentos indesejáveis. A equipe deve lançar em uma planilha tudo o que é necessário para realização do evento. O próximo passo é pesquisar as empresas que prestam cada serviço, cotar e lançar na planilha os melhores preços.

Sobre os convidados (pregadores, músicos, grupos de teatro, etc) peça o discernimento em oração de quem o Senhor quer enviar para o seu evento. Faça contato com antecedência para verificação de datas disponíveis. Consulte custos de transporte e deslocamento até o evento, verifique local para hospedagem e demais gastos. Após todo o planejamento e lançamento dos custos na planilha comecem a definir as empresas que serão contratadas; mas ainda não as contrate. Elimine as alternativas que estão fora da realidade do evento. Façam todas as escolhas mediante o direcionamento do Senhor.

5ª Etapa - Arrecadação de Verba: O planejamento nos informará o custo geral do evento. Este custo poderá ser reduzido se os serviços necessários forem fornecidos por empresas de membros ou amigos da comunidade. Neste caso a parceria pode ser compreendida como doação, mas com responsabilidade. Aconselha-se assinar com a empresa do doador um termo de responsabilidade. Esgotando-se a possibilidade de fazer parcerias, sugerimos outras ações:

-Parceria com a prefeitura ou associações: Em busca de apoio cultural a equipe do evento deve apresentar o projeto por escrito, em papel timbrado da comunidade e com assinatura do padre. Reunam-se com membro responsável da repartição e expliquem o projeto, apresentando as vantagens em termos de público estimado, benefícios culturais, divulgação que será realizada etc.

­­­-Patrocínios: Neste caso, após agendamento e envio do projeto resumido (por fax ou e-mail), dois ou três membros da equipe devem apresentar-se ao departamento de marketing da empresa, com o projeto completo e encadernado. Apresentem as vantagens que a empresa obterá em patrocinar o evento. Se não for possível um contato pessoalmente, tente falar com o responsável via telefone sendo breve na exposição da necessidade. Ofereça divulgação antes e durante o evento de diferentes formas (logomarca nas camisetas, banners no palco etc). Seja criativo e ousado. Se expresse com eloquência, equilíbrio e conquiste a empresa.

-Rifas, bingos, vendas, bazar: Utilize-se de qualquer método de arrecadação desde que seja de comum acordo com o sacerdote. Tudo é válido quando inspirado por Deus, com a participação de todos e sem perder o foco da evangelização.

-Doações: Nunca peça uma doação sem antes esclarecer o motivo. Conte como surgiu a inspiração do evento. Mostre o trabalho que a equipe está realizando e conscientize sobre a importância da participação de cada um. O pedido de doação não deve causar piedade nas pessoas, mas sim deve motivá-las a agir e participar de alguma forma. Peça ao padre para anunciar o evento. É importante divulgar o evento e convidar as pessoas em todas oportunidades. Além de ofertas financeiras, estejam abertos a doações de trabalho, idéias e outras participações.

Pode ser que um só patrocinador pague todo o evento. Em outros casos, talvez seja necessário utilizar todas as formas possíveis de arrecadação. Crie novas alternativas e principalmente tenha fé, pois se o Senhor inspirou e fez promessas, Ele vai cumprir.

6ª Etapa - Contratações: Comece a contratar definitivamente os fornecedores somente quando estiver com a maior parte ou toda a verba em mãos. Quando atingir o valor correspondente, feche negócios. Somente nos casos de reserva de datas dos serviços, verifique a possibilidade de um sinal de valor menor. Nunca trabalhe sem os contratos assinados e autenticados de cada fornecedor. Seja rigoroso nesta parte, pois infelizmente a palavra do homem falha. Então, tenha todas as garantias possíveis inclusive nos serviços católicos e nas parcerias.

7ª Etapa - Divulgação: O trabalho de divulgação no meio católico é muito árduo, pois não contamos com muitos veículos para anunciar a notícias. Estude os meios de divulgação que melhor atinjam o público alvo do seu evento. Meios disponíveis:

- Folhetos – Distribua na comunidade, nos arredores do local, em eventos próximos a data, deixe unidades nos comércios, peça para toda a equipe e comunidade distribuir;

- Cartazes – Cole em pontos de maior movimentação, use da sua criatividade…

- Banners e faixas – Pendure estas peças em lugares altos de bastante visibilidade e leve a eventos próximos a data…etc. Use sempre do bom senso.

- Rádio – Se utilize ao máximo deste veículo. Verifique as rádios católicas locais e de regiões vizinhas e envie uma vinheta. Peça para veicularem o máximo de vezes possível. Procure divulgar também em rádios “não católicas” com a vinheta e através de entrevistas com a equipe.

- Internet – Crie um site para o evento. Divulgue este site na sua lista de amigos e peça pra eles divulgarem para os amigos deles. Crie uma comunidade no orkut e espalhem para o máximo de pessoas possível. Toda a equipe pode participar desta divulgação. A internet é veloz e possui grande alcance.

Além destes métodos mais comuns, pode ser feito uma carreata às vésperas do evento, um arrastão de divulgação na rua além do boca-a-boca e do que mais o Senhor inspirar.

8ª Etapa - Programação: Para montar a programação devemos primeiro avaliar a quantidade de horas que o evento terá no total. Então separaremos o tempo de refeições, preparações e pausas para calcularmos o tempo de horas úteis. Dentro destas horas úteis pediremos a orientação de Deus para estipular a sequência dos momentos. Use de bom senso. Procure não cansar as pessoas. O tempo é precioso, por isso ocupe todos os minutos do evento com atividades de muito conteúdo e unção.

9ª Etapa - Logística: Você vai precisar de pessoas que transportem objetos, faça translados e corram atrás das coisas durante o evento. Deixe sempre carros e motoristas à disposição durante toda a semana do evento. Peça todas as notas fiscais de combustível e despesas para o acerto.

10ª Etapa - 15 dias antes: Duas semanas antes da realização do evento deve estar tudo pronto. Todos os serviços contratados, as equipes organizadas, tudo comprado e combinado. Então ligue para todos os fornecedores e confirme os detalhes. Verifique se não há nenhum erro de comunicação no que foi acordado. Faça contato também com todos os coordenadores de equipe para confirmar o bom andamento das atividades antes e posteriormente, durante o evento. Deixe os fornecedores e as equipes preparadas e a postos para o grande dia. Dedique-se à divulgação final e aos últimos preparativos. Intensifique as orações e mantenha-se confiante até o último instante.

11ª Etapa - Pós-realização / Balanço: Após o evento realizado faça uma planilha de balanço, com tudo o que foi pago e os demais gastos que ocorreram durante o evento. Em seguida coloque os valores de entrada: bilheteria, lanchonete, produtos vendidos etc. Contabilize tudo e subtraia o custo geral do evento do valor bruto arrecadado. Se houver lucro, encaminhe para os devidos fins, como por exemplo fazer uma reserva para um próximo evento. Se não houver lucro, creia que mais importante foi ter evangelizado e cumprido o propósito de Deus. Leve esta questão ao restante da equipe e discuta a forma de adquirir a verba para concluir os pagamentos.

12ª Etapa - Resultado /Agradecimentos gerais: Todas as etapas ultrapassadas. Todos estão de parabéns por terem lutado para alcançar resultados satisfatórios. Agora é momento do núcleo organizador parabenizar e agradecer a cada um da equipe. É momento também de erguer um grande louvor a Deus, pois tudo se tornou possível devido Sua grandeza e majestade.